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Una de las principales obligaciones formales de una sociedad, ya sea anónima, de responsabilidad limitada o comanditaria, es la llevanza de contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio (CCo) y el Plan General de Contabilidad (PGC). La contabilidad de la sociedad se refleja en las cuentas anuales, que deben ser depositadas en el Registro Mercantil.
Las Cuentas Anuales deben redactarse con claridad, mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa según indica la normativa.
Las cuentas anuales se regulan principalmente en los artículos 253 y siguientes de la Ley de sociedades  de Capital (LSC), esto es, Sociedades Anónimas, Sociedades de Responsabilidad Limitada y Sociedades Comanditarias por Acciones. Junto a ello, deberemos considerar los AA. 34 y siguientes del CCo y el PGC, aprobado por Real Decreto de 16 de noviembre de 2007.
La formulación de las cuentas anuales es una obligación de los administradores y los documentos que los forman deberán ser firmados por todos los administradores. Dichos documentos son “el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria”. Son los mismos que actualmente incluye el A. 34.1 CCo, que también recoge que deben ser una unidad y deben ser formulados con claridad y “mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad”. Además, las partidas que contienen “deberán aparecer por separado, en el orden en ellos indicado”.
Las cuentas anuales deben ser formuladas por los Administradores sociales en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre de ejercicio. El formato de cuentas puede ser normal y abreviado. Este último bastante más sencillo.
Pueden formular cuentas anuales abreviadas las empresas en las que concurran durante dos ejercicios consecutivos en el momento de cierre del ejercicio, al menos dos de las circunstancias siguientes: Art. 257 LSC
- El total de las partidas del activo no supera los 2.850.000 euros.
- El importe neto de su cifra anual de negocios no supera los 5.700.000 euros.
- El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio económico no es superior a 50.
Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias anteriores.
Respecto a la aprobación de las cuentas formuladas por los Administradores (AA. 272ss Ley Sociedades de capital) será la Junta General la competente para su aprobación dentro de los seis meses posteriores al cierre de ejercicio y, a partir de la convocatoria de la Junta General, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.
Posteriormente, según dispuesto en el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil, la sociedad tiene un mes de plazo para depositar las cuentas anuales en el Registro mercantil.
Así, una sociedad que cierra su ejercicio a fecha 31 de diciembre, las cuentas deberán ser aprobadas por la Junta antes del 30 de junio de 2011 y depositadas en el Registro antes del 31 de julio de 2011.
El impuesto de sociedades debe ser liquidado a partir del 1 de junio y hasta el 31 de julio de cada ejercicio.
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